İş Etiği

Amacı

Bu prosedür:

Türkiye’de pazarlama, tanıtım ve satış alanlarında iş davranışlarını düzenlemek amacıyla geliştirilmiştir.
Türk yasalarının yerine geçemez ve daima Türk yasalarına uygun şekilde davranılmalıdır. Ancak, bu prosedürün daha yüksek bir standart öngördüğü durumlarda, prosedüre uyulmalıdır.
Prosedürün amacı, tüm çalışanlara, şirketi yanlış uygulamaların sonuçlarından korumak için gerekli talimatları vermektir.

Kapsamı

Bu belge, SEM Grup Şirketleri çalışanlarının tümü için geçerlidir. Sem Grup Şirketler ‘nin şirket dışından işe aldığı veya beraber çalıştığı çalışanlar için de bu belge uygulanacaktır.

Giriş

İş ortamının giderek daha da karmaşık hale gelmesi, piyasada ne tür davranışlar sergilenmesi gerektiği konusundaki tercihleri daha güç hale getirmektedir. Her bir çalışanın iş kararlarının SEM Grup Şirketleri’ni ne yönde etkileyeceğini fark etmesi son derece önemlidir. Rüşvet, ne şekilde olursa olsun, yasadışıdır ve dolayısıyla doğrudan doğruya çok büyük ölçekli finansal ve imajla ilgili riskler ve ayrıca cezai işlem riski doğurur. Ayrıca, ticari dürüstlüğümüze zarar verir ve bu nedenle uzun vadeli iş

başarımızı olumsuz yönde etkiler.

Rol ve Sorumluluklar

Tüm çalışanlar

İş Ahlakı konusunda prosedür şartlarına uymak.
Çalışanların yanlış uygulamaları yöneticilere, yöneticilerinin yöneticilerine, Hukuk Danışmanına bildirmeleri beklenmektedir.

Yöneticiler

Prosedürün ilgili bölümlerini duyurmak ve bu bölümlerin tüm ilgili çalışanlarca anlaşılmış olmasını sağlamak.
Tüm ilgili birimlerde İş Ahlakının tanıtıcılığını üstlenmek ve liderlik rolü üstlenerek başkalarına örnek olmak.
Her birimde SEM Grup Şirketleri adına çalışan şirket dışı görevlilere bu belgede yer alan talimatları açık bir şekilde anlatmak ve ilgili şirket dışı görevlilerin de bu prosedüre uymalarını sağlamak.
Sadece masrafları değil, destekleyici belgelerin kalitesini de bu belge çerçevesinde onaylamak.

Finans Çalışanları

Onaylanan faturaları ve masraf raporlarını sisteme işlemek ve kaydetmek.
Her malzeme için onaylanan masraflarla ilgili destekleyici belgeleri incelemek ve bu prosedürde açıklanan şartlara uymayan faturaları ve masraf raporlarını geri çevirmek.

2. Tavır & Müşteri İlişkileri Yönetimi

2.1 Eğitici Malzemeler

Sadece aşağıda belirtilen ürünlerin verilmesine izin verilmektedir:

Ürün hakkında yeterli ve gerekli bilgiyi içeren kitap, kitapçık,dergi, broşür, ilan gibi makul piyasa değerindeki basılı malzemeler;
Makul piyasa değerindeki flash bellek ve CD / DVD gibi depolama araçları ile sunulan eğitim veya bilgilendirme amaçlı görsel-işitsel malzemeler;
Film, slayt, video çekimleri, bilgi bankaları, İnternet dahil elektronik medya gibi makul piyasa değerindeki görsel-işitsel malzemeler;
İlgili çevrelerde bilgi / veri / başvuru kaynağı olarak kullanılabilecek makul piyasa değerindeki her türlü yayın ve malzemeler;
SEM Grup Şirketleri düzenleyeceği toplantılarda katılımcılara dağıtmak üzere hazırlanan ürün markası taşımayan fakat firma logosu veya işareti taşıyan mütevazi değerdeki (KDV hariç 20 TL’yi aşmayan) kalem ve bloknotlar.

Çalışanlar, hiçbir şekilde, kendi nam ve hesaplarına ve hatta kendileri üstlenecek (kendi ceplerinden) dahi olsa, müşterilere ayni veya nakdi menfaat (örneğin buzdolabı, mal fazlası, komisyon, vs.) teklif ve tedarik edemez.

2.2 Sosyal Nezaket

Müşterilere hiçbir şekilde hediye veya hediye olarak algılanabilecek, hediye niteliği taşıyan malzeme veya parasal değeri olan (nakit veya ayni) bir avantaj sağlanamaz, verilemez veya sözü verilemez.

Sadece sosyal nezaket maksatlı olarak, aşağıda belirtilen zamanlarda çiçek/tatlı verilmesi mümkündür (KDV hariç 100 TL aşılmamalıdır):

Akademik başarı
Yeni lab. açılışı
Bayramlar vb. özel günler
Terfi (aynı unvanla başka yere atama dahil değildir)
Yılbaşı

2.3 Genel Tavır ile İlgili Diğer Hususlar

Tüm ürünler için müşterilere aktarılan bilgiler tedarikçi tarafından sağlanan güncel bilgiler olmalıdır.
Kanun tarafından zorunlu haller dışında, herhangi bir ürünün satışı başka bir ürünün sağlaması koşulu ile ilişkilendirilemez.
Müşteriler, her ürün tedariğinde o üründen kaynaklanabilecek her türlü tehlikelere karşı bilgilendirilmelidir.

2.4 Rakiplere Karşı Tavır

SEM Grup Şirketleri çalışanı rakipleri ve ürünlerini küçük düşürücü, mesnetsiz beyanatlardan kaçınmalıdır.
Rakip ürünlerle alakalı, kalite, teknik özellikler veya değer karşılaştırılmaları sadece yayınlanmış, gerçek ve güncel bilgilere dayalı yapılmalıdır.
Gizlilik anlaşması bulunan veya yazılı onayı olmayan müşterilerden öğrenilen herhangi bir rakip, rakip ürün, vb. herhangi bir bilginin üçüncü kişilerle (tüm tedarikçiler dahil) paylaşılması kesinlikle yasaktır.
SEM Grup Şirketleri çalışanları ihale ve satış öncesi, rakip firmalarla fiyat konusunda konuşamaz ve fiyat konusunda her hangi bir anlaşma veya uzlaşmaya teşebbüs edemez.

3. Bağışlar

3.1 Bağışlar

Kurumsal sosyal sorumluluğun bir parçası olarak topluluklara destek verilmesi teşvik edilmektedir; ancak yöneticiler ve çalışanlar bağışların rüşvete yönelik amaçlarla kullanılmadığından ve rüşvet teşkil

etmediğinden emin olmalıdır.

Bağış bir destek aracıdır:

Bağış, bir kuruma, kurumun faaliyeti gözetilir ek yapılan uygun nitelikteki ve sadece eğitim amaçlı yardımdır. Bireylere bağışta bulunulması kabul edilemez. Bağış asla satışları arttırma aracı olarak kullanılamaz; ancak Türk eğitim sistemini desteklemek amacıyla kullanılabilir.

Eğitim çalışmalarında kullanılacak bağışlar:

Bağışlanan kalemler sadece eğitim amaçlı uygulamada kullanıma uygun olmalıdır. Ayrıca bağış kalemlerinin amacı, toplumsal eğitimin yetersiz finansmanının açığını kapatmak olmalıdır.

SEM Grup Şirketleri sosyal sorumluluğu çerçevesinde eğitime destek olmak amaçlı laboratuvar kitleri ve sarfları bağışlanabilir. Laboratuvar kitleri ve benzeri bağışlar doğrudan sorumlu araştırmacıya yapılır.

Bağışlarda yasal gerekliliklere uygunluk aranır ve fiyat sınırına tabi olarak izin verilir.

Bağış kuralları:

Bağışlar sadece kamuya ait kurum veya kuruluşlarına ve kar amacı gütmeyen örgüt, dernek, vakıf ve kurumlara yapılabilir ve bunların ilgili statüsü ilgili Bakanlık veya yetkili idare tarafından onaylanmış olmalıdır.
Bağışın amacının açık olması ve münhasıran bir SEM Grup Şirketleri ürünüyle ilişkili olmaması, söz konusu bağışın kamu yararı açısından değerlendirilmesi ve uygun bulunması koşuluyla, kar amacı gütmeyen örgüt, dernek, vakıf veya kurumlara ve devlet üniversitesine nakit veya nakit eşdeğeri bir avantaj bulunulmasına izin verilmektedir.
Bağışı alan kurum veya kar amacı gütmeyen örgüt, dernek, vakıf ve kurumlar uygun alındı teyidini vermelidir.
Kar amacı gütmeyen örgüt, dernek, vakıf ve kurumlara yönelik yazılı form veya sözleşme; masraf formu veya ödeme talebine eklenerek Finans Departmanına sunulmalıdır.
Kar amacı gütmeyen örgüt, dernek, vakıf ve kurumlara ve devlet üniversitelerine yapılan nakdi bağışlarda makbuz alınmalı ve yapılacak olan yazılı sözleşmede parasal desteğin miktarı belirtilmelidir.
Kar amacı gütmeyen örgüt, dernek, vakıf ve kurumlara ve kamuya ait sağlık kurum veya kuruluşlarına doğrudan veya dolaylı olarak yapılan tüm bağışlar belgelendirilmelidir.
Bağışlara ilişkin belgeler ve açıklama kayıtları diğer yasa ya da yönetmelikler kapsamında daha kısa bir dönem gerekmediği sürece en az 5 yıl boyunca saklanmalıdır.

3.2 Bağışların Onayı

Bağışa ilişkin bilgiler (nereye, ne kadar meblağda, ne amaçla bağış yapılacağı), ilgili departman müdürünün yazılı onayına sunulmalıdır. Bağışın bu prosedüre ve Türk hukukuna uygun olması ve doğru belgelendirme sürecinin izlenmesini sağlama sorumluluğu ilgili departman müdürüne aittir. Pazarlama bütçesine dahil olacak bağışlar Pazarlama Müdürünün onayına sunulmalıdır.

Herhangi bir şüpheye düşülmesi halinde, mevzuata uyulduğundan emin olmak üzere hediyenizi sunmadan veya bağışta bulunmadan önce Departman Müdürünüzle temasa geçin.

3.3 Değeri 15.000 TL’yi aşan bağışlar

Bağış 15.000 TL’nin üzerindeyse, bağış için Genel Müdür’den onay alınmalıdır.

3.4 Bilimsel Destek Kalemlerinin Bağışı

Aşağıda belirtilen Bilimsel Destek Kalemleri bilgi paylaşımı veya eğitime yönelik olmak ve bilimsel bir amaca hitap etmek kaydıyla bağış prosedürlerine uygun olarak bağışlanabilir: Örnek olarak ancak aşağıdakilerle sınırlı olmamak üzere;

Poster hazırlanması/basımı
Teknik tercüme
Eğitici Malzemeler
Genel erişilebilir uygulama (metod) ve/veya bilgi paylaşımı

3.5 Bağış harcamalarının geri ödenmesi

Ancak SEM Grup Şirketleri’nde masraf formlarının gerekli şekilde doldurulması ve ilgili onay prosedürün tamamlanması halinde ödenir
Finans Departmanına sunulması halinde yapılacaktır.
Uygun belgelerin alınmasının sorumluluğu Departman Müdürüne aittir.

Herhangi bir şüpheye düşülmesi halinde, bağışta bulunmadan önce Departman müdürünüzle temasa geçin.

4. Sponsorluk

Sponsorluk, bir sponsorun, hem kendisinin hem de desteklenen tarafın ortak yararına olacak şekilde bir sözleşmeye bağlı olarak, kendisinin imajı, markaları veya ürünleriyle sponsorluğu üstlenilen bir mülkiyet arasında bir bağlantı kurma amacıyla, bu bağlantıyı tanıtma hakları ve/veya kararlaştırılmış olan birtakım doğrudan veya dolaylı avantajlar sağlama karşılığında finansman veya başka destek sağladığı herhangi bir ticari anlaşma anlamına gelmektedir. SEM Grup Şirketleri bilimsel amaçlar, eğitim programları veya araştırmacıların inisiyatifiyle başlatılan araştırmalar için sponsorluk sağlayabilir. Ancak çalışanlar bu sponsorlukların, sponsoru alan taraf üzerinde usulsüz bir etki oluşturmak amacıyla kullanılmadığından veya rüşvet olarak görülmediğinden emin olmalıdır. Sponsorluğun iyi niyetli niteliği belgelenmelidir.Tüm sponsorluk talepleri, parasal tutar ne olursa olsun Genel Müdürün vereceği yazılı onaya tabidir.

5. Ağırlama

Tüm SEM Grup Şirketleri çalışanları Türkiye içinde üçüncü taraflara sağlanan ağırlamalar için şu sınırlamaya uygun hareket etmelidir: 60 Avro/içecek dahil olmak üzere yemek ve kişi başı/KDV hariç. İstisnaları minimum düzeye indirgeme, kontrol etme ve onaylama sorumluluğu bölüm yöneticilerine aittir. Eğer söz konusu limitlerin herhangi bir şekilde aşılması söz konusu olursa, söz konusu duruma ilişkin açıklama masraf raporuna eklenmelidir.Türkiye dışında yapılacak ağırlamalarda, konuk olunan ülkenin sınırlamaları da dikkate alınır, hangi kural daha kısıtlayıcı ise, o uygulanır.

6. Müşterilerle Bilimsel Toplantılar

SEM Grup Şirketleri; bilimsel etkinliklerle, tanıtım etkinlikleriyle, bilimsel kongrelerle ve bu tür başka etkinliklerle bağlantılı olduğu durumlar dışında, müşteri ağırlamamalıdır.SEM Grup Şirketleri’nin çeşitli toplantılara destek vermesinde sakınca yoktur. Bu toplantılar, bir uygulama yerinde yemek molasında verilen küçük görsel işitsel sunumlar,lab. toplantıları, ihtisas merkezlerindeki toplantılar, yeni ürünlerin lansman toplantıları, yöneticilik eğitimi kursları, lab. testler sırasında araştırmacı toplantıları ve bağımsız kuruluşların düzenlediği büyük çaplı uluslararası ya da ulusal toplantılarda ya da kongrelerde düzenlenen uydu seminerler gibi çok farklı şekillerde olabilir. Her toplantı için, belli temel ilkeler geçerlidir:

Toplantının açık bir bilimsel içeriği olmalıdır,
Toplantıyla bağlantılı ağırlama, toplantının niteliği açısından ikincil önemde, uygun nitelikte ve aşırı sayılmayacak boyutlarda olmalıdır,
Ağırlama giderleri kayıt ücreti, konaklama, ulaşım ve yemek giderleriyle sınırlı olmalıdır,
Sağlanan destek doğrudan katılımcılara değil ilgili kuruluşa yapılmalıdır,
Sağlanan ağırlama imkânları, çalışanlar ya da uygun idari çalışan olmadıkları ve kendi niteliklerinden dolayı delege ya da katılımcı olarak toplantıda bulunmaları uygun olmadığı sürece, eşleri ve başka yakınları kapsamamalıdır.

SEM Grup Şirketleri aşağıdaki şartlara uymak kaydıyla toplantılara destek verebilir;

Toplantı katılımcı olarak destek sağlanan meslek mensubunun görev alanı ile ilgili olmalıdır,
Aynı müşteri bir takvim yılı içinde en fazla iki kez katılımcı desteğinden yararlanabilir bu desteğinde yalnızca bir tanesini yurt dışında yapılan toplantı için kullanabilir.

Bir müşteri için sadece ya da öncelikli olarak sosyal ya da sportif nitelikte olan organizasyonlar düzenlemek (örneğin, spor karşılaşması biletleri, sinema/tiyatro biletleri, eğlence

amaçlı geziler vb.) kabul edilemez.

SEM Grup Şirketlerinin finanse ettiği her tür tanıtıcı bilimsel etkinlik şu koşullara uymalıdır:

Bir SEM Grup Şirketleri çalışanı katılıyor olmalıdır.
Bilimsel nitelikte bir sunum içermelidir.
Etkinliğin başlıca odak noktası bilimsel olmalıdır.

Genel kural olarak, masraflar, uzmanların normal koşullarda kendi bütçelerinden harcayabilecekleri tutarları aşmamalıdır. Şirket kurallarımız gereği calışanların, müşterilerine, kendi nam ve hesaplarına (diğer bir ifadeyle, masraflarını kendileri karşılayacak, kendi ceplerinden ödeyecek olsalar dahi) komisyon veya prim adı altında herhangi bir nakdi (ödeme yapmaları) veya ayni (örneğin buzdolabı, printer, vs.) destek sağlamaları kesinlikle yasaktır.

7. Ücretsiz Numuneler

a) Ürünü tanımaları amacıyla, müşterilere bir ürünün Bedelsiz Numuneleri verilebilir.
b) Numunelerin başkalarına satılmasına ya da başka şekilde kötüye kullanılmasına izin verilmemelidir.
c) Her bir ürün için yıllık toplam satışın % 5’i geçilmeyecek miktarı dağıtılabilir.
d) Bir ürünün dağıtılabilecek toplam numune miktarı müşteri başına 4 adedi geçemez.